Selasa, 28 Agustus 2018

Contoh Laporan PKL Administrasi Perkantoran 2018 Terbaru





MENANGANI ARSIP SPK DENGAN SISTEM TANGGAL
PT. TUNAS DWIPA MATRA
UNIT II TULANG BAWANG




Oleh :
Ita Rohimah






 



ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK NEGERI 1 MESUJI TIMUR
MESUJI
TP 2018/2019









MENANGANI ARSIP SPK DENGAN SISTEM TANGGAL
PT. TUNAS DWIPA MATRA
UNIT II TULANG BAWANG




Oleh :
Ita Rohimah



Sebagai Syarat Untuk Mengikuti Ujian Nasional
Pada
Jurusan : Administrasi Perkantoran




 






ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK NEGERI 1 MESUJI TIMUR
MESUJI
TP 2017/2018

LEMBAR PENGESAHAN PERUSAHAAN

Laporan praktik industri Administrasi perkantoran di PT. TUNAS DWIPA MATRA telah disetujui dan disahkan oleh pihak perusahaan pada :
Judul               : Menangani Arsip SPK dengan Sistem Tanggal
Hari                  : Senin 
Tanggal            :

Menyetujui
Kepala (DU/DI)                                                                      Pembimbing


Wahyudi                                                                             Wayan Roni Purnawan









LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH

Laporan praktik industri Administrasi perkantoran di PT. TUNAS DWIPA MATRA telah disetujui dan disahkan oleh pihak perusahaan pada :
Judul               : Menangani Arsip SPK dengan Sistem Tanggal
Hari                  :
Tanggal            :

Menyetujui
Ka. Program                                                                            Pembimbing

Murit Puji Asmoro, S.Kom                                                     Yuli Fatmawati, S.Pd

Mengetahui

Bukhori, S.Pd.T
NIP.198508232010011013



LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI

 Laporan praktik industri Administrasi perkantoran di PT. TUNAS DWIPA MATRA telah disetujui dan disahkan oleh penguji pada :
Hari                  : Menangani Arsip SPK dengan Sistem Tanggal
Tanggal           :
Tempat             :

 Menyetujui
Penguji 1                                                                                             Penguji 2


Ririn Septiani, S.Pd                                                                          ....................
Mengetahui


Maysarul Ikhwan, S.T


MOTTO

“Orang yang gagal adalah orang yang selalu mengeluh dalam segala hal”











KATA PENGANTAR
Assalamualaikum  Wr. Wb
   Alhamdulilah segala puji hanyalah untuk allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahnya sehingga laporan kerja lapangan pada PT. TUNAS DWIPA MATRA dapat diselesaikan. Sholawat serta salam senantiasa tertuju kepada Nabi Muhammad SAW keluarga sahabat yang senantiasa berjuang untuk ajaran nya.
     Pada dasarnya, tujuan dibuatnya Laporan Praktik Industri  ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam mengikuti Ujian Akhir Sekolah. Serta untuk melatih siswa/siswi membiasakan diri untuk membaca dan memahami keadaan lingkungan di luaar sekolah .
    Saya berharap semoga dengan terselesaikannya laporan ini dapat menjadi titik tolak saya untuk menjadi lebih maju dan bersungguh-sungguh. Dan saya beerharap semoga  laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dalam menuju perubahan.
Wassalamualaikum Wr. Wb










DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL PERTAMA i
HALAMAN JUDUL KEDUA ii
LEMBAR PENGESAHAN PERUSAHAAN  iii
LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH  iv
LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI SEKOLAH  v
MOTTO  vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI viii
BAB I PENDAHULUAN  1
1.1 LATAR BELAKANG PRAKTIK INDUSTRI 1
1.2 TUJUAN PRAKTIK INDUSTRI 2
1.3 MANFAAT PRAKTIK INDUSTRI 2
1.4 METODE PENGUMPULAN DATA 2
BAB II PROFIL PERUSAHAAN 3
2.1 SEJARAH PERUSAHAAN 3
2.2 VISI-MISI PERUSAHAAN 4
2.3 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN 5
BAB III PAPARAN KOMPETENSI 6
3.1 KESELAMATAN KERJA (K3LH) 6
3.2 DASAR TEORI 7
3.3 PEMBAHASAN 8
BAB IV PENUTUP 10
     4.1 KESIMPULAN 10
4.2 SARAN 10
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
-. AGENDA HARIAN
-. CATATAN PEMBIMBING
-. FOTO KEGIATAN BESERTA KETERANGANNYA


 

BAB I
 PENDAHULUAN

          SMK NEGERI 1 MESUJI TIMUR adalah suatu lembaga pendidikan kejuruan yang mempunyai tugas untuk dapat menghasilkan siswa/siswi yang terampil dalam bidang pengusaha bisnis dan manajemen dalam dunia kerja,tangguh,berdedikasi tinggi serta mampu berinteraksi dalam dunia kerja.
          Di dalam mencapai tujuan yang mulia tersebut, maka setiap siswa/siswi kami harus menguasai berbagai kemampuan dan keterampilan dasar, serta harus memiliki wawasan ilmu pengetahuan yang luas dalam ilmu bisnis dan manajemen.
          Agar dapat mencapai tujuan tersebut, maka salah satu cara adalah dengan memerjunkan siswa/siswi kami langsung pada dunia kerja yang sebenernya. Praktek industri ini dilaksanakan untuk menambahkan keterampilan dan pengetahuan siswa/siswi kami langsung pada dunia kerja yang sebenarnya. Praktek industri ini dilaksanakan untuk menambah keterampilan dan pengetahuan siswa/siswi kami dalam setiap praktek dan menerapkan teori-teori yang telah penulis dapat pada objek secara langsung.
          Dengan diadakannya praktek industri saat ini sangatlah baik dan berguna bagi setiap siswa/siswi SMK NEGERI 1 MESUJI TIMUR mendapat suatu gambaran yang nyata.
1.1  LATAR BELAKANG
Pada saat ini sekolah kami dituntut untuk dapat lebih memahami teori yang didapat selama KBM disekolah dengan mengenal dunia luar/ dunia kerja.
Oleh karena itu, dengan kurikulum yang diterapkan di sekolah-sekolah pada umumnya dan terutama di SMK NEGERI 1 MESUJI TIMUR. Pada akhir semester dua ini siswa di wajib kan untuk mengikuti PI (Praktik Industri). Dimana dengan adanya PI siswa dapat memperoleh pengalaman tentang dunia kerja dan siswa dapat menuliskan hasil prakerin tersebut dalam bentuk laporan.

                                                 
                                                                                
1.2  TUJUAN PRAKTIK INDUSTRI
Tujuan diadakannya Praktek Industri adalah:
a.   Agar siswa mendapatkan pengalaman yang sebenarnya dalam dunia kerja sebagai persiapan guna penyesuaian diri dalam dunia kerja.
b.   Agar siswa dapat meningkatkan keterampilan yang telah didapatkan saat latihan praktek industri
c.   Guna meningkatkan disiplin dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas.
d.   Siswa dapat menerapkan ilmu yang pernah didapatkan di sekolah  kedalam  dunia kerja
1.3  MANFAAT PRAKTIK INDUSTRI
Dengan adanya kegiatan praktik kerja industri ini memberikan manfaat yang baik bagi para siswa/siswi SMK Negeri 1 Mesuji Timur serta SMK lainnya.Ada beberapa manfaat yang didapatkan setelah melaksanakan kegiatan praktik kerja industri di PT Tunas Dwipa Matra,diantaranya adalah sebagai berikut:
a.   Siswa/siswi mendapatkan kompetensi yang tidak mereka peroleh disekolah
b.   Siswa/siswi dapat memberikan konstrubusi tenaga kerja perusahaan atau industri yang mereka tempatkan
c.   Memberikan motivasi dan meningkatkan etos kerja bagi siswa
d.   Mempererat hubungan sekolah dengan patner instansi atau industri
e.   Sebagai media promosi alumni SMK Negeri 1 Mesuji Timur
1.4  METODE PENGUMPULAN DATA
Adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut:
a.   Metode Wawancara/Interview
Yaitu cara pengumpulan data atau keterangan dengan cara mengadakan tanya jawab langsung/interview dengan sumber data atau responden.
b.   Metode Literatur
Yaitu cara pengumpulan data dengan jalan mengambil data dari buku-buku yang berhubungan dengan topik yang digunakan sebagai bahan data.
c.   Metode Obervasi/Pengamatan
Yaitu cara pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan secara langsung pada proses kegiatan yang dijadikan data.
 








BAB II
PROFIL PERUSAHAAN

2.1 SEJARAH PERUSAHAAN
          PT. TUNAS DWIPA MATRA Cab. Tulang Bawang mulai berdiri pada tahun 2011, sebelum resmi menjadi cabang PT. TUNAS DWIPA MATRA Cab. Tulang Bawang hanyalah pos kecil yang masih naungan PT. TUNAS DWIPA MATRA Cab. Tulang Bawang.
          Seiring dengan meningkatnya penjualan unit SMH (Sepeda Motor Honda) pada saat itu sehingga PT. Tunas Redean (PT. TUNAS DWIPA MATRA PUSAT) membuka cabang resmi sepeda motor honda yang bertempatkan di Jl.lintas Timur Unit 1 banjar Margo dengan nomor Ahass 11092. Sehingga tidak lagi dibawah naungan PT. TUNAS DWIPA MATRA Cab. Raden Intan
          PT. TUNAS DWIPA MATRA Cab. Tulang Bawang didirikan bertujuan untuk meningkatkan penjualan sepeda motor Honda khususnya untuk PT. TUNAS DWIPA MATRA GROUP. Dan mempermudah konsumen atau pelanggan untuk membeli sepeda motor honda.
          PT. TUNAS DWIPA MATRA Cab. Tulang Bawang memiliki banyak pegawai antaralain SOH 1 (satu) orang, ADMS 1 (satu) orang, Staff ADMIN 2 (dua) orang, KASIR 1 (satu) orang, PIC 1 (satu) orang, Sales Magang 7 (tujuh) orang dan Sales kontrak 10 (sepuluh) orang.
a.    Unit Kerja dan Uraian Tugas
PT. Tunas Dwipa Matra memiliki tenaga yang profesional dalam bidangnya yaitu:
b.    Marketing
Bagian ini khusus bertugas di bagian penjualan dan memperkenalkan produk-produk Honda kepada halayak ramai dan menginformasikan program-program yang sedang berjalan.
c.    Administrasi
Pada bagian administrasi ini dilakukan proses pembukaan DO (Delivery Order) melakukan proses penagihan ke Finco dan melakukan proses mutasi unit dari gudang unit ke pos-pos yang telah terdaftar secara system dan memproses STNK beserta BPKB kendaraan yang telah terjual.
d.    Pemeliharaan
Bagian ini bertugas memelihara perawatan dan suku cadang sepeda motor Honda dan garansi kendaraan.
2.1 VISI DAN MISI PERUSAHAAN
Visi : Menjadi perusahaan otomotif paling inovatif di Indonesia dengan menciptakan pengalaman mengesankan di setiap interaksi dengan pelanggan.
     Misi :                        
·      Memberikan pengalaman “peace of mind” bagi konsumen
·      Menciptakan pertumbuhan berkelanjutan melalui operasional yang progresif
·      Mengembangkan sumber daya manusia dalam menbangun kepemimpinan yang kuat
·      Menciptakan pertumbuhan yang bernilai bersama mitra bisnis strategis
·      Membuat perbedaan yang positif dimanapun tunas berada



2.3 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN








BAB III
PAPARAN KOMPETENSI


3.1 KESELAMATAN KERJA (K3LH)
Bagi seseorang yang hendak bekerja keselamatan sangatlah penting dan menjadi hal yang utama, kesehatan dan keselamatan kerja atau k3 ini juga di atur dalam undang-undang ketenagakerjaan. Salah satunya dengan menggunakan alat pelindung diri sesuai dengan standarisasi.
Kewajiban ini tertuang dalam peraturan menteri tenaga kerja dan transmigrasi no. per.08/men/VII/2010 tentang alat pelindung diri. Dalan pengusaha wajib untuk menyediakan APD sesuai dengan SNI bagi pekerjanya.
a.    Helm
Berfungsi untuk melindungi kepala dari benturan. Helm juga bisa melindungi kepala dari radiasi panas ketika kita saat berkendara.
b.    Sabuk pengaman
Berfungsi untuk melindungi supir ketika berkendara.
c.    Tabung pemadam api
Berfungsi untuk memadamkan api atau kebakaran yangt bersumber dari api atau asap kecil secara manual.
d.    Peringatan “matikan lampu setelah keluar ruangan”
Berfungsi untuk mengingatkan seseorang untuk menghemat listrik.
e.    Masker
Berfungsi untuk melindungi kita dari debu.

3.2 DASAR TEORI
Penanganan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip yang digunakan untuk menyimpan warkat atau arsip dengan menggunakan kode tahun,bulan dan tanggal.
Pengertian arsip menurut Drs. The Liang Gie dalam kamus AP adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan terencana,karena memssspunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat segera ditemukan kembali. Sehingga dengan arsip dapat membantu kita untuk mempermudah pekerjaan. Arsip dapat memudahkan kita untuk menemukan berkas yang diperlukan sewaktu-waktu terkait dengan data perusahaan.
Menurut amsyah (2003:71), sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan dalam penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah di simpan dapat dilakukan dengan cepat bersama warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sehingga kita dapat meminimalisir waktu untuk mencari sebuah warkat yang diperlukan perusahaan, tanpa harus berlama-lama mencari sebuah warkat.
Jenis-jenis penyimpanan arsip :
a.    Sistem tanggal
Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tahun,bulan dan tanggal yang dijadikan sebagai kode.
Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun kemudian bulan dan tanggal. Dari segi peletakan dan penyimpanan,sistem ini mudah di laksanakan karena hanya di dasarkan pada urutan tanggal,bulan, serta tahun.
Prosedur penyimpanan :
1)  Pemberian kode,yaitu kode di ambil dari tahun,bulan dan tanggal
2)  Mengisi kartu indeks
3)  Surat tersebut disimpan dalam laci berkode 2018 dibelakang guide april dan pada folder 17.
b.    penyimpanan abjab
Susunan penyimpanan pada sistem ini berdasarkan urutan abjad umumnya digunakan untuk sistem nama, geografis, dan subjek.
c.    Sitem penyimpanan nomor
Cara penyimpanan menurut urutan angka dimulai dari satu dan seterusnya
d.    Sistem wilayah
Tata cara penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah
e.    Sistem masalah atau subjek
Semua naskah atau dokumen disusun dan di kelompokkan berdasarkan pokok masalah.

3.3 PEMBAHASAN
Arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan secara sistematis serta aman. Sistem penyimpanan arsip merupakan sistem penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan warkat sesuai dengan ketentuan yang akan di gunakan arsiparis agar sewaktu-waktu warkat tersebut di perlukan dapat di temukan dengan cepat.
Penyimpanan arsip sistem tanggal memang sering di gunakan karena proses nya yang tidak terlalu sulit dan mudah untuk dipahami. Pada dasarnya penyimpanan arsip SPK di PT. TUNAS DWIPA MATRA ini menggunakan sistem tanggal dengan berdasarkan tahun,bulan, dan tanggal yang dijadikan sebagai kode. SPK merupakan surat pemesanan kendaraan yang diisi oleh customer ketika akan membeli sepeda motor baik itu secara CASH ataupun KREDIT.

SPK ini berisi tentang biodata yang harus diisi oleh customer yaitu meliputi : data diri customer seperti nama lengkap,alamat,nomor telepon,program pembelian yaitu CASH atau KREDIT,uang muka pembelian,angsuran perbulan,tenor,serta nama sales. Ada perbedaan ketika menangani arsip SPK CASH dan KREDIT perbedaannya terletak pada tagihan. Karena jika pembelian itu secara CASH maka yang di lampirkan bersama SPK hanyalah nomor mesin, foto copy ktp, invoice, surat jalan, dan bastk (berita acara serah terima kendaraan) dan kwitansi tidak terdapat tagihan. Jika pembelian nya secara KREDIT maka yang di lampirkan pada SPK yaitu : nomor mesin, foto copy ktp, tanda terima pelunasan penjualan kredit, surat pernyataan, tanda terima uang muka penjualan kredit, head office, invoice, surat jalan, bastk, po, dan kwitansi. Untuk pembelian secara KREDIT ini antara kertas yang dua warna ini harus dipisahkan yang biru dilampirkan bersama SPK untuk di arsipkan sedangkan yang hitam di pisahkan tetapi untuk invoice dan surat jalan tidak dicantumkan. Jika format sudah lengkap maka di beri CDB yang berisi: data diri customer, hoby, suku, kode pos, kode dealer, nama leasing company, nama sales person, tenor, dp awal, angsuran, pekerjaan, pengeluaran perbulan, motor yang digunakan sebelumnya,yang akan menggunkan motor,dan status rumah yang dimiliki customer. Setelah itu SPK dapat dikatakan lengkap dan bisa di arsipkan.
Langkah- langkah yang di tempuh dalam penyimpanan arsip SPK dengan sistem tanggal di PT. TUNAS DWIPA MATRA :                                                                               
1   1  Persiapan
-          Guide
-          Kotak sortir
-          Filling cabinet
-          Binder clip
22   Menyusun klasifikasi tanggal
Klasifikasi tanggal menghendaki warkat-warkat yang bertahun sama di simpan dalam laci yang sama. Warkat yang nama bulannya sama akan terdapat di belakang guide yang sama dan warkat yang bertanggal sama akan terdapat dalam folder yang sama. Misalkan tanggal SPK 17 April 2018, diindeks sebagai berikut :
2018 : unit I kode laci
April : unit II  kode guide
17 : unit III  kode folder
3 3   Prosedur pengarsipan di PT. TUNAS DWIPA MATRA
-       Memeriksa SPK sesuai dengan urutan yang sudah di tentukan jika sudah lengkap maka di cek tahun,bulan dan tanggal SPK tersebut misal : 17 April 2018
-          Menyortir
SPK di kelompokkan pertahun setelah itu di pisahkan perbulan lalu di pisahkan pertanggal dari tanggal termuda ketertua.
-          Mengelompokkan
Setiap SPK di beri guide dan diberi kode tanggal lalu dijadikan satu menggunakan binder clip
-        Penyimpanan
Simpan SPK yang sudah diberi kode di dalam kotak sortir lalu letakkan pada filiinhg cabinet.




























 


BAB IV
PENUTUP


4.1 KESIMPULAN
Penyimpanan arsip SPK di PT. TUNAS DWIPA MATRA menggunakan sistem tanggal, penyimpanan nya pun harus memperhatikan kelengkapan formulir yang sudah di tentukan oleh perusahaan yaitu jika pembelian sepeda motor secara CASH maka yang di arsipkan hanyalah nomor mesin, foto copy ktp, invoice, surat jalan, bastk, kwitansi dan cdb. Sedangkan yang KREDIT yaitu nomor mesin, foto copy ktp, tanda terima pelunasan penjualan kredit, surat pernyataaan, tanda terima uang muka penjualan kredit, head office, invoice, surat jalan, bastk, po, kwitansi, dan cdb.
4.2 SARAN
Ketika kita akan mengarsipkan warkat diharapkan untuk teliti,supaya tidak terjadi kesalahan dan ketika kita akan mencari atau menggunakan kembali warkat tersebut kita dapat menemukan dengan mudah dan cepat.
a.   Bagi sekolah sebaiknya siswa atau siswi yang akan diterjunkan ke perusahaan untuk mengikuti Praktik Industri dibekali terlebih dahulu mengenai pekerjaan yang akan dilakukan dalam perusahaan, sehingga siswa atau siswi merasa siap baik secara fisik atau mental.
b.   Bagi perusahaan diharapkan agar kerja sama antara sekolah dengan perusahaan lebih ditingkatkan dengan banyak memberi peluang kepada siswa siswi untuk praktik industri dan hubungan karyawan dengan siswa siswi Praktik Industri diharapkan selalu terjaga keharmonisannya agar dapat tercipta suasana kerja sama yang baik.

DAFTAR PUSTAKA

1.    Diansyahrofiatin.”Materi K3LH (Kesehatan Keselamatan Kerjadan Lingkungan Hidup)”.27 April 2018.https://www.google.com.
2.    Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
3.    Ramadani, Muhammad.”Kesimpulan dan saran dalam laporan pkl/prakerin”. 29 April 2018.http://kelaselektro.blogspot.co.id/2016/11/contoh-kesimpulan-dan-saran-dalam.html?m=1















LAMPIRA 









a.    Stempel buku servis










b.    Print out barcode buku servis








 
















LAMPIRAN














Tidak ada komentar:

Posting Komentar

LEMBAR KERJA BEDAH LMS PLATFORM BELAJAR

  LEMBAR KERJA BEDAH LMS PLATFORM BELAJAR     Nama                           : ARIF KURNIAWAN Sekolah                         : ...