MENANGANI ARSIP
SPK DENGAN SISTEM TANGGAL
PT. TUNAS DWIPA
MATRA
UNIT II TULANG
BAWANG
Oleh :
Ita Rohimah
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
SMK
NEGERI 1 MESUJI TIMUR
MESUJI
TP
2018/2019
MENANGANI
ARSIP SPK DENGAN SISTEM TANGGAL
PT. TUNAS DWIPA
MATRA
UNIT II TULANG
BAWANG
Oleh :
Ita Rohimah
Sebagai Syarat Untuk Mengikuti Ujian Nasional
Pada
Jurusan
: Administrasi Perkantoran
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
SMK
NEGERI 1 MESUJI TIMUR
MESUJI
TP
2017/2018
LEMBAR
PENGESAHAN PERUSAHAAN
Laporan
praktik industri Administrasi perkantoran di PT. TUNAS DWIPA MATRA telah
disetujui dan disahkan oleh pihak perusahaan pada :
Judul : Menangani Arsip SPK dengan
Sistem Tanggal
Hari
: Senin
Tanggal :
Menyetujui
Kepala
(DU/DI) Pembimbing
Wahyudi
Wayan Roni Purnawan
LEMBAR
PENGESAHAN SEKOLAH
Laporan
praktik industri Administrasi perkantoran di PT. TUNAS DWIPA MATRA telah
disetujui dan disahkan oleh pihak perusahaan pada :
Judul : Menangani Arsip SPK dengan
Sistem Tanggal
Hari
:
Tanggal :
Menyetujui
Ka.
Program Pembimbing
Murit
Puji Asmoro, S.Kom Yuli
Fatmawati, S.Pd
Mengetahui
Bukhori, S.Pd.T
NIP.198508232010011013
LEMBAR
PENGESAHAN PENGUJI
Laporan praktik industri Administrasi perkantoran
di PT. TUNAS DWIPA MATRA telah disetujui dan disahkan oleh penguji pada :
Hari
: Menangani Arsip SPK dengan Sistem Tanggal
Tanggal :
Tempat :
Menyetujui
Penguji
1 Penguji
2
Ririn Septiani, S.Pd ....................
Mengetahui
Maysarul
Ikhwan,
S.T
MOTTO
“Orang yang gagal adalah orang yang selalu mengeluh
dalam segala hal”
KATA
PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Alhamdulilah
segala puji hanyalah untuk allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayahnya sehingga laporan kerja lapangan pada PT. TUNAS DWIPA MATRA dapat
diselesaikan. Sholawat serta salam senantiasa tertuju kepada Nabi Muhammad SAW
keluarga sahabat yang senantiasa berjuang untuk ajaran nya.
Pada
dasarnya, tujuan dibuatnya Laporan Praktik Industri ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat
dalam mengikuti Ujian Akhir Sekolah. Serta untuk melatih siswa/siswi membiasakan
diri untuk membaca dan memahami keadaan lingkungan di luaar sekolah .
Saya
berharap semoga dengan terselesaikannya laporan ini dapat menjadi titik tolak
saya untuk menjadi lebih maju dan bersungguh-sungguh. Dan saya beerharap
semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi
pembaca dalam menuju perubahan.
Wassalamualaikum
Wr. Wb
DAFTAR ISI
HALAMAN
JUDUL PERTAMA
HALAMAN
JUDUL KEDUA
LEMBAR
PENGESAHAN PERUSAHAAN
LEMBAR
PENGESAHAN SEKOLAH
LEMBAR
PENGESAHAN PENGUJI SEKOLAH
MOTTO
KATA
PENGANTAR
DAFTAR
ISI
BAB
I PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG PRAKTIK
INDUSTRI
1.2 TUJUAN PRAKTIK INDUSTRI
1.3 MANFAAT PRAKTIK INDUSTRI
1.4 METODE PENGUMPULAN DATA
BAB
II PROFIL PERUSAHAAN
2.1 SEJARAH PERUSAHAAN
2.2 VISI-MISI PERUSAHAAN
2.3 STRUKTUR ORGANISASI
PERUSAHAAN
BAB
III PAPARAN KOMPETENSI
3.1 KESELAMATAN KERJA (K3LH)
3.2 DASAR TEORI
3.3 PEMBAHASAN
BAB
IV PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
4.2 SARAN
DAFTAR
PUSTAKA
LAMPIRAN
-. AGENDA
HARIAN
-. CATATAN PEMBIMBING
-. FOTO
KEGIATAN BESERTA KETERANGANNYA
BAB
I
PENDAHULUAN
SMK NEGERI 1 MESUJI TIMUR adalah suatu
lembaga pendidikan kejuruan yang mempunyai tugas untuk dapat menghasilkan siswa/siswi
yang terampil dalam bidang pengusaha bisnis dan manajemen dalam dunia
kerja,tangguh,berdedikasi tinggi serta mampu berinteraksi dalam dunia kerja.
Di dalam mencapai tujuan yang mulia
tersebut, maka setiap siswa/siswi kami harus menguasai berbagai kemampuan dan
keterampilan dasar, serta harus memiliki wawasan ilmu pengetahuan yang luas
dalam ilmu bisnis dan manajemen.
Agar dapat mencapai tujuan tersebut,
maka salah satu cara adalah dengan memerjunkan siswa/siswi kami langsung pada
dunia kerja yang sebenernya. Praktek industri ini dilaksanakan untuk
menambahkan keterampilan dan pengetahuan siswa/siswi kami langsung pada dunia
kerja yang sebenarnya. Praktek industri ini dilaksanakan untuk menambah
keterampilan dan pengetahuan siswa/siswi kami dalam setiap praktek dan
menerapkan teori-teori yang telah penulis dapat pada objek secara langsung.
Dengan diadakannya praktek industri
saat ini sangatlah baik dan berguna bagi setiap siswa/siswi SMK NEGERI 1 MESUJI
TIMUR mendapat suatu gambaran yang nyata.
1.1
LATAR BELAKANG
Pada saat ini sekolah kami dituntut
untuk dapat lebih memahami teori yang didapat selama KBM disekolah dengan
mengenal dunia luar/ dunia kerja.
Oleh karena itu, dengan kurikulum yang
diterapkan di sekolah-sekolah pada umumnya dan terutama di SMK NEGERI 1 MESUJI
TIMUR. Pada akhir semester dua ini siswa di wajib kan untuk mengikuti PI
(Praktik Industri). Dimana dengan adanya PI siswa dapat memperoleh pengalaman
tentang dunia kerja dan siswa dapat menuliskan hasil prakerin tersebut dalam
bentuk laporan.
1.2 TUJUAN
PRAKTIK INDUSTRI
Tujuan
diadakannya Praktek Industri adalah:
a.
Agar
siswa mendapatkan pengalaman yang sebenarnya dalam dunia kerja sebagai
persiapan guna penyesuaian diri dalam dunia kerja.
b.
Agar
siswa dapat meningkatkan keterampilan yang telah didapatkan saat latihan
praktek industri
c.
Guna
meningkatkan disiplin dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas.
d.
Siswa
dapat menerapkan ilmu yang pernah didapatkan di sekolah kedalam dunia kerja
1.3 MANFAAT
PRAKTIK INDUSTRI
Dengan adanya kegiatan praktik kerja industri ini memberikan manfaat
yang baik bagi para siswa/siswi SMK Negeri 1 Mesuji Timur serta SMK lainnya.Ada
beberapa manfaat yang didapatkan setelah melaksanakan kegiatan praktik kerja
industri di PT Tunas Dwipa Matra,diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Siswa/siswi
mendapatkan kompetensi yang tidak mereka peroleh disekolah
b. Siswa/siswi
dapat memberikan konstrubusi tenaga kerja perusahaan atau industri yang mereka
tempatkan
c. Memberikan
motivasi dan meningkatkan etos kerja bagi siswa
d. Mempererat
hubungan sekolah dengan patner instansi atau industri
e. Sebagai
media promosi alumni SMK Negeri 1 Mesuji Timur
1.4 METODE PENGUMPULAN DATA
Adapun metode pengumpulan data
yang digunakan dalam penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut:
a. Metode
Wawancara/Interview
Yaitu cara pengumpulan data atau
keterangan dengan cara mengadakan tanya jawab langsung/interview dengan sumber
data atau responden.
b. Metode
Literatur
Yaitu cara pengumpulan data
dengan jalan mengambil data dari buku-buku yang berhubungan dengan topik yang
digunakan sebagai bahan data.
c. Metode
Obervasi/Pengamatan
Yaitu cara pengumpulan data
dengan mengadakan pengamatan secara langsung pada proses kegiatan yang
dijadikan data.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1 SEJARAH
PERUSAHAAN
PT. TUNAS DWIPA MATRA Cab. Tulang Bawang
mulai berdiri pada tahun 2011, sebelum resmi menjadi cabang PT. TUNAS DWIPA
MATRA Cab. Tulang Bawang hanyalah pos kecil yang masih naungan PT. TUNAS DWIPA
MATRA Cab. Tulang Bawang.
Seiring dengan meningkatnya penjualan
unit SMH (Sepeda Motor Honda) pada saat itu sehingga PT. Tunas Redean (PT.
TUNAS DWIPA MATRA PUSAT) membuka cabang resmi sepeda motor honda yang
bertempatkan di Jl.lintas Timur Unit 1 banjar Margo dengan nomor Ahass 11092.
Sehingga tidak lagi dibawah naungan PT. TUNAS DWIPA MATRA Cab. Raden Intan
PT. TUNAS DWIPA MATRA Cab. Tulang Bawang
didirikan bertujuan untuk meningkatkan penjualan sepeda motor Honda khususnya
untuk PT. TUNAS DWIPA MATRA GROUP. Dan mempermudah konsumen atau pelanggan
untuk membeli sepeda motor honda.
PT.
TUNAS DWIPA MATRA Cab. Tulang Bawang memiliki banyak pegawai antaralain SOH 1
(satu) orang, ADMS 1 (satu) orang, Staff ADMIN 2 (dua) orang, KASIR 1 (satu)
orang, PIC 1 (satu) orang, Sales Magang 7 (tujuh) orang dan Sales kontrak 10
(sepuluh) orang.
a. Unit Kerja dan Uraian Tugas
PT. Tunas Dwipa Matra
memiliki tenaga yang profesional dalam bidangnya yaitu:
b. Marketing
Bagian
ini khusus bertugas di bagian penjualan dan memperkenalkan produk-produk Honda
kepada halayak ramai dan menginformasikan program-program yang sedang berjalan.
c. Administrasi
Pada
bagian administrasi ini dilakukan proses pembukaan DO (Delivery Order) melakukan proses penagihan ke Finco dan melakukan
proses mutasi unit dari gudang unit ke pos-pos yang telah terdaftar secara
system dan memproses STNK beserta BPKB kendaraan yang telah terjual.
d. Pemeliharaan
Bagian ini bertugas memelihara perawatan dan suku cadang
sepeda motor Honda dan garansi kendaraan.
2.1 VISI DAN MISI PERUSAHAAN
Visi : Menjadi
perusahaan otomotif paling inovatif di Indonesia dengan menciptakan pengalaman
mengesankan di setiap interaksi dengan pelanggan.
Misi :
·
Memberikan pengalaman “peace of mind” bagi konsumen
·
Menciptakan pertumbuhan
berkelanjutan melalui operasional yang progresif
·
Mengembangkan sumber daya
manusia dalam menbangun kepemimpinan yang kuat
·
Menciptakan pertumbuhan yang
bernilai bersama mitra bisnis strategis
·
Membuat perbedaan yang
positif dimanapun tunas berada
2.3 STRUKTUR ORGANISASI
PERUSAHAAN
BAB
III
PAPARAN KOMPETENSI
3.1 KESELAMATAN KERJA (K3LH)
Bagi seseorang yang hendak
bekerja keselamatan sangatlah penting dan menjadi hal yang utama, kesehatan dan
keselamatan kerja atau k3 ini juga di atur dalam undang-undang ketenagakerjaan.
Salah satunya dengan menggunakan alat pelindung diri sesuai dengan
standarisasi.
Kewajiban ini tertuang dalam peraturan menteri tenaga
kerja dan transmigrasi no. per.08/men/VII/2010 tentang alat pelindung diri.
Dalan pengusaha wajib untuk menyediakan APD sesuai dengan SNI bagi pekerjanya.
a. Helm
Berfungsi untuk melindungi kepala dari
benturan. Helm juga bisa melindungi kepala dari radiasi panas ketika kita saat
berkendara.
b. Sabuk
pengaman
Berfungsi
untuk melindungi supir ketika berkendara.
c. Tabung
pemadam api
Berfungsi
untuk memadamkan api atau kebakaran yangt bersumber dari api atau asap kecil
secara manual.
d. Peringatan
“matikan lampu setelah keluar ruangan”
Berfungsi
untuk mengingatkan seseorang untuk menghemat listrik.
e. Masker
Berfungsi
untuk melindungi kita dari debu.
3.2 DASAR TEORI
Penanganan
arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip yang digunakan untuk
menyimpan warkat atau arsip dengan menggunakan kode tahun,bulan dan tanggal.
Pengertian arsip menurut Drs. The Liang Gie dalam kamus
AP adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan terencana,karena
memssspunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat segera ditemukan
kembali. Sehingga dengan arsip dapat membantu kita untuk mempermudah pekerjaan.
Arsip dapat memudahkan kita untuk menemukan berkas yang diperlukan sewaktu-waktu
terkait dengan data perusahaan.
Menurut amsyah (2003:71), sistem penyimpanan arsip adalah
sistem yang digunakan dalam penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan
dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah di simpan dapat dilakukan
dengan cepat bersama warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sehingga kita
dapat meminimalisir waktu untuk mencari sebuah warkat yang diperlukan
perusahaan, tanpa harus berlama-lama mencari sebuah warkat.
Jenis-jenis penyimpanan arsip :
a. Sistem
tanggal
Penyimpanan arsip
sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tahun,bulan
dan tanggal yang dijadikan sebagai kode.
Hal yang dijadikan
petunjuk pokok adalah tahun kemudian bulan dan tanggal. Dari segi peletakan dan
penyimpanan,sistem ini mudah di laksanakan karena hanya di dasarkan pada urutan
tanggal,bulan, serta tahun.
Prosedur penyimpanan
:
1) Pemberian
kode,yaitu kode di ambil dari tahun,bulan dan tanggal
2) Mengisi
kartu indeks
3) Surat
tersebut disimpan dalam laci berkode 2018 dibelakang guide april dan pada
folder 17.
b. penyimpanan
abjab
Susunan
penyimpanan pada sistem ini berdasarkan urutan abjad umumnya digunakan untuk
sistem nama, geografis, dan subjek.
c. Sitem
penyimpanan nomor
Cara
penyimpanan menurut urutan angka dimulai dari satu dan seterusnya
d. Sistem
wilayah
Tata
cara penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah
e. Sistem
masalah atau subjek
Semua
naskah atau dokumen disusun dan di kelompokkan berdasarkan pokok masalah.
3.3
PEMBAHASAN
Arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis serta aman. Sistem penyimpanan arsip merupakan sistem penyimpanan
yang digunakan untuk menyimpan warkat sesuai dengan ketentuan yang akan di
gunakan arsiparis agar sewaktu-waktu warkat tersebut di perlukan dapat di
temukan dengan cepat.
Penyimpanan arsip sistem tanggal memang sering di gunakan
karena proses nya yang tidak terlalu sulit dan mudah untuk dipahami. Pada
dasarnya penyimpanan arsip SPK di PT. TUNAS DWIPA MATRA ini menggunakan sistem
tanggal dengan berdasarkan tahun,bulan, dan tanggal yang dijadikan sebagai
kode. SPK merupakan surat pemesanan kendaraan yang diisi oleh customer ketika
akan membeli sepeda motor baik itu secara CASH
ataupun KREDIT.
SPK ini berisi tentang biodata yang harus diisi oleh customer yaitu meliputi : data diri customer seperti nama lengkap,alamat,nomor telepon,program pembelian yaitu CASH atau KREDIT,uang muka pembelian,angsuran perbulan,tenor,serta nama sales. Ada perbedaan ketika menangani arsip SPK CASH dan KREDIT perbedaannya terletak pada tagihan. Karena jika pembelian itu secara CASH maka yang di lampirkan bersama SPK hanyalah nomor mesin, foto copy ktp, invoice, surat jalan, dan bastk (berita acara serah terima kendaraan) dan kwitansi tidak terdapat tagihan. Jika pembelian nya secara KREDIT maka yang di lampirkan pada SPK yaitu : nomor mesin, foto copy ktp, tanda terima pelunasan penjualan kredit, surat pernyataan, tanda terima uang muka penjualan kredit, head office, invoice, surat jalan, bastk, po, dan kwitansi. Untuk pembelian secara KREDIT ini antara kertas yang dua warna ini harus dipisahkan yang biru dilampirkan bersama SPK untuk di arsipkan sedangkan yang hitam di pisahkan tetapi untuk invoice dan surat jalan tidak dicantumkan. Jika format sudah lengkap maka di beri CDB yang berisi: data diri customer, hoby, suku, kode pos, kode dealer, nama leasing company, nama sales person, tenor, dp awal, angsuran, pekerjaan, pengeluaran perbulan, motor yang digunakan sebelumnya,yang akan menggunkan motor,dan status rumah yang dimiliki customer. Setelah itu SPK dapat dikatakan lengkap dan bisa di arsipkan.
Langkah- langkah yang di
tempuh dalam penyimpanan arsip SPK dengan sistem tanggal di PT. TUNAS DWIPA
MATRA :
1 1 Persiapan
-
Guide
-
Kotak
sortir
-
Filling
cabinet
-
Binder
clip
22 Menyusun
klasifikasi tanggal
Klasifikasi
tanggal menghendaki warkat-warkat yang bertahun sama di simpan dalam laci yang
sama. Warkat yang nama bulannya sama akan terdapat di belakang guide yang sama dan warkat yang
bertanggal sama akan terdapat dalam folder yang sama. Misalkan tanggal SPK 17
April 2018, diindeks sebagai berikut :
2018
: unit I kode laci
April
: unit II kode guide
17
: unit III kode folder
3 3 Prosedur
pengarsipan di PT. TUNAS DWIPA MATRA
- Memeriksa SPK sesuai dengan
urutan yang sudah di tentukan jika sudah lengkap maka di cek tahun,bulan dan
tanggal SPK tersebut misal : 17 April 2018
-
Menyortir
SPK di kelompokkan
pertahun setelah itu di pisahkan perbulan lalu di pisahkan pertanggal dari tanggal
termuda ketertua.
-
Mengelompokkan
Setiap SPK di beri guide dan diberi kode tanggal lalu
dijadikan satu menggunakan binder clip
- Penyimpanan
Simpan SPK yang sudah diberi
kode di dalam kotak sortir lalu letakkan pada filiinhg cabinet.
BAB IV
PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
Penyimpanan arsip SPK di PT. TUNAS DWIPA MATRA
menggunakan sistem tanggal, penyimpanan nya pun harus memperhatikan kelengkapan
formulir yang sudah di tentukan oleh perusahaan yaitu jika pembelian sepeda
motor secara CASH maka yang di arsipkan hanyalah nomor mesin, foto copy ktp, invoice,
surat jalan, bastk, kwitansi dan cdb. Sedangkan yang KREDIT yaitu nomor mesin, foto
copy ktp, tanda terima pelunasan penjualan kredit, surat pernyataaan, tanda
terima uang muka penjualan kredit, head office, invoice, surat jalan, bastk, po,
kwitansi, dan cdb.
4.2 SARAN
Ketika kita akan mengarsipkan warkat diharapkan untuk
teliti,supaya tidak terjadi kesalahan dan ketika kita akan mencari atau
menggunakan kembali warkat tersebut kita dapat menemukan dengan mudah dan
cepat.
a. Bagi
sekolah sebaiknya siswa atau siswi yang akan diterjunkan ke perusahaan untuk
mengikuti Praktik Industri dibekali terlebih dahulu mengenai pekerjaan yang
akan dilakukan dalam perusahaan, sehingga siswa atau siswi merasa siap baik
secara fisik atau mental.
b. Bagi
perusahaan diharapkan agar kerja sama antara sekolah dengan perusahaan lebih
ditingkatkan dengan banyak memberi peluang kepada siswa siswi untuk praktik
industri dan hubungan karyawan dengan siswa siswi Praktik Industri diharapkan
selalu terjaga keharmonisannya agar dapat tercipta suasana kerja sama yang
baik.
DAFTAR PUSTAKA
1.
Diansyahrofiatin.”Materi
K3LH (Kesehatan Keselamatan Kerjadan Lingkungan Hidup)”.27 April 2018.https://www.google.com.
2.
Amsyah,
Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta:
Gramedia Pustaka Utama.
3.
Ramadani,
Muhammad.”Kesimpulan dan saran dalam laporan pkl/prakerin”. 29 April
2018.http://kelaselektro.blogspot.co.id/2016/11/contoh-kesimpulan-dan-saran-dalam.html?m=1
LAMPIRA 
a. Stempel
buku servis
b. Print
out barcode buku servis
LAMPIRAN
