PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
DIKANTOR KECAMATAN
TANJUNG RAYA
KABUPATEN MESUJI
OLEH
NUVITASARI
OTOMATISASI TATA KELOLA
PERKANTORAN
SMK NEGERI 1 MESUJI TIMUR
TP 2019/2020
PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR
DI KANTOR KECAMATAN
TANJUNG RAYA
KABUPATEN MESUJI
Sebagai syarat untuk
mengikuti Ujian Nasional
OLEH
NURVITASARI
ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK NEGERI 1 MESUJI TIMUR
MESUJI
TP 2019/2020
LEMBAR PENGESAHAN PERUSAHAAN
Laporan Praktik Industri Administrasi Perkantoran
Di Kantor Kecamatan Tanjung Raya dan
disahkan
Oleh pihak Kecamatan pada:
Judul
:
Hari
:
Tanggal
:
Menyetujui
Kep. Kecamatan Tanjung Raya Pembimbing
I KOMANG SUTIAKA EKA
FRISKA M S. Sos
NIP. 1975
01 01 200604 1027 NIP.
19820917 200212 2 002
LEMBAR
PENGESAHAN SEKOLAH
Laporan
Praktik Industri Administrasi Perkantoran di
Kantor
Kecamatan Tanjung Raya telah disetujui oleh pihak sekolah
Pada:
Judul
:
Hari :
Tanggal
:
Menyetujui
Ka.Program Pembimbing
Ririn Septiani, S.Pd Nining Nurhayati S.Pd
Mengetahui
BUKHORI,Spd. T
NIP. 198508232010011013
LEMBAR PENGESAHAN
PENGUJI
Laporan Praktik Industri
Administrasi Perkantoran di Kantor Kecamatan Tanjung Raya
Telah disetujui oleh pihak penguji
pada:
Hari :
Tanggal :
Tempat :
Menyetujui
Penguji I Penguji II
Mengetahui
MOTTO
Jika ingin menjadi sukses mulailah belajar
dari sekarang karena, Tidak pernah ada kata terlambat untuk menjadi orang yang
anda inginkan.
Nurvitasari
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum
Wr. Wb
Puji syukur atas kehadirrat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayahnya yang telah memberikan banyak kesempatan, sehingga laporan Praktik
Kerja Industri pada Kantor Kecamatan Tanjung Raya dapat diselesaikan. Sholawat
serta sala, senantiasa tertuju pada Nabi besar Muhammad SAW keluarga sahabat
yang senantiasa berjuang untuk ajaran-nya.
Pada dasarnya, tujuan dibuatnya Laporan
Praktik Industri ini adalah sebagai salah satu syarat dalam memenuhi Ujian
Akhir Sekolah. Serta untuk melatih siswa/I membiasakan diri untuk membaca dan
memahami lingkungan di luar sekolah.
Dalam penyusunan laporan ini, kami
menyadari sepenuhnya bahwa selesainya laporan Praktik Kerja Industri(PRAKERIIN)
ini tidak terlepas dari dukungan, semangat, serta bimbingan dari berbagai
pihak. Penyusunan Laporan Praktik Kerja Industri ini disusun dengan sebaik-baiknya, namun
masih tersadapat kekurangan didalam penyusunan Laporan Praktik
Kerja Industri ini, oleh karna itu saran dan kritik yang membangun dari semua
pihak sangat mengharapkan,semoga Laporan Praktik Kerja Industri ini dapat
bermanfaat bagi pembaca serta dapat menambah ilmu pengetahuan bagi kita.
Wassalamualaikum
Wr. Wb
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL PERTAMA i
HALAMAN JUDUL KEDUA ii
LEMBAR PENGESAHAN PERUSAHAAN iii
LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH iv
LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI SEKOLAH v
MOTTO vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI viii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
LATAR
BELAKANG PRAKTIK INDUSTRI
1.2
TUJUAN
PRAKTIK INDUSTRI
1.3
MANFAAT
PRAKTIK INDUSTRI
1.4
METODE
PENGUMPULAN DATA
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 SEJARAH
PERUSAHAAN
2.2
VISI-MISI PERUSAHAAN
2.3 STRUKTUR
ORGANISASI PERUSAHAAN
BAB III PELAKSANAA KEGIATAN
3.1 TEMPAT
DAN PELAKSAAN
3.2
AKTIFITAS KEGIATAN
3.3 K3LH
3.4 KAJIAN
TEORI
3.5 HASIL
BAB IV PENUTUP
4.1
KESIMPULAN
4.2 SARAN
DAFTAR PUSTAKA
GLOSARIUM (daftar istilah)
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
SMK
NEGERI 1 MESUJI TIMUR adalah suatu lembaga pendidikan kejuruan yang mempunyai
tugas untuk dapat menghasilkan siswa/siswi yang berketerampilan dalam bidang pengusaha bisnis manajemen dalam
duinia kerja,tangguh berdedikasi dan tinggi serta mampu dalam berinteraksi
dalam dunia kerja.
Di dalam mencapai tujuan tersebut, maka siswa/siswi harus menguasai berbagai
kemampuan atau keterampilan dasar, serta harus memilliki wawasan ilmuu
pengetahuan yang luas dalam ilmu berbisnis..
Agar dapat mencapai tujuan tersebut,
maka salah satu dari caranya adalah dengan cara menerjunkan siswa/siswi
tersebut dengan langsung kedunia kerja yang sesengguhnya. Praktik Industri
dilaksanakan agar menambahkan keterampilan dan pengetahuan siswa/siswi pada
langsung dunia kerja yang sesungguhnya. Praktik Industri ini dilakukan untuk
menambah wawasan dan pengetahuan siswa/siswi dalam setiap menerapkan
teori-teori yang telah penulis dapat pada objek secara langsung.
Dengan diadakannya praktik industri
inilah waktu yang sangat baik dan berguna bagi siswa/siswi SMK NEGERI 1 MESUJI
TIMUR dan mendapatkan suatu gambaran kerja yang nyata.
1.1 LATAR BELAKANG
Pada saat ini
sekolah kami dituntut untuk dapat lebih memahami teori yang didapat selama KBM
di Sekolah dengan mengenal dunia luar/ dunia kerja.
Oleh
karena itu, dengan kurikulum yang diterapkan di sekolah-sekolah pada umumnya
dan terutama di SMK NEGERI 1 MESUJI TIMUR. Pada akhir semester dua ini
siswa/siswi diwajibkan untuk mengikuti Praktik Industri (PI). Dengan diadakanya
PI siswa/siswi dapat memperoleh pengalaman tentang dunia kerja dan siswa dapat
menuliskan hasil Prekerin tersebut dalam bentuk laporan.
1.2 TUJUAN PRAKTIK INDUSTRI
Tujuan
diadakannya Praktik Industri adalah:
·
Agar siswa mendapatkan pengalaman yang sebenarnya dalam
dunia kerja sebagai persiapan guna penyesuaian diri dalam dunia kerja.
·
Agar siswa dapat
meningkatkan keterampilan telah didapatkan saat latihan Praktik Industri
·
Dapat meningkatkan
disiplin dan tanggung jawab dalan menjalankan tugas
·
Siswa dapat menerapkan
ilmu yang sudah didapatkan dalam dunia kerja
·
Guna meninngkatkan
disipliin dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas.
1.3
METODE PENGUMPULAN DATA
Adapun
metode pengempulan data yang digunakan dalam penyusunan laporan ini adalah
sebagai berikut:
a. Metode
Wawancara/Interview
Yaitu
dengan cara pengumpulan data atau keterangan dengan cara mengadakan Tanya jawab
secara langsung/Interview dengan sumber data atau responden.
b. Metode
Literatur
Yaitu
cara pengumpulan data dengan jalan mengambil data dari buku-buku yang
berhubungan dengan topik yang digunakan sebagai bahan data.
c. Metode
Observasi/Pengamatan
Yaitu
dengan pengumpulan data dengan
mangadakan pegamatan secara langsung
pada proses kegiatan yang akan dijadikan data.
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1
SEJARAH PERUSAHAAN
Pada awal terbentuknya Kecamatan
Tanjung Raya adalah sebuah kecamatan perwakilan dari Kecamatan Induk
Mesuji-Lampung, kemudian melalui peraturan
Darah Kabupaten Tulang Bawang Nomor 01 tahun 2001, tanggal 20 januari 2001
diresmikan oleh Bupati Tulang Bawang menjadi Kecamatan definitf dengan
membawahi 13 desa.
Sejalan dengan terbitnya
Undang-Undang Nomor 49 tahun 2008 tentang pembentukan Kabupaten Mesuji maka
Kecamatan Tanjung Raya menjadi bagian
dari Organisasi perangkat Daerah Kabupaten Mesuji kemudian dengan kebijakan
pemerintah daerah Kabupaten Mesuji untuk
memperpendej dan mempercepat pelayanan, pembangunan social dan kemasyarakatan,
maka dengan terbitnya peraturan daerah kabupaten Mesuji nomor 11 s.d 17 tahun
2012, tanggal 17 desember 2012 tentang pembentukan desa, desa yang telah
memenuhi persyaratan diwilayah Kecamatan Tanjung Raya dimekarkan menjadi 21
desa
2.2
VISI DAN MISI PERUSAHAAN
2.2.1 VISI
VISI Kecamatan Tanjung Raya adalah “
Terwujudnya pelayanan umum yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel
dengan dukungan kualitas sumber daya aparatur yang professional demi
tercapainya pembangunan daerah yang berkeadilan, maju dan mandiri”
Pernyataan visi di atas dimaksudkan
untuk menjadikan Kecamatan Tanjung Raya sebagai lembaga yang kompeten dalam
pelayanan prima dan profesiional kepada masyarakat sesuai tugas pokok dan
fungsinnya demi kemajuan Kabupaten Mesuji.
2.2.2 MISI
Dalam upaya mewujudkan Visi yang telah ditetapkan, maka Misi Kecamatan Tanjung Raya adalah:
a. Mewujudkan otonomi desa dan meningkatkan
pemberdayaan masyarakat dalam aspek ekonomi, social dan budaya;
b. Mewujudkan tertib
administrasi perkantoran dan admistrasi kependudukan dalam rangka optimalisasi
pelayanan publik;
c. Manajemen Pelayanan umum
yang berkualitas, transparan dan akuntabel;
d. Melakukan pembangunan
daerah yang berkelanjutan, mendorong Pemberdayaan masyarakat yang partisipatif,
maju dan mandiri.
CAMAT
I KOMANG SUTIAKA
NIP. 1975 01 01 2006 04 1027
|
2.3 STRUKTUR ORGANISASI KECAMATN
TANJUNG RAYA
Seksi Pendapatan dan Kesejahteraan
Rika Kurnia, SH
NIP. 19780616 201001 2008
.
|
Seksi
Pemerintahan Masyarakat Ekonomi Pembangunan Desa & Kelurahan
Wawan Setiawan, S.IP.
NIP. 19811011 2002 1 004
|
SUBBAG PERENCANAAN DAN KEUANGAN
M. Ardiansyahlubis, S.STP
NIP. 19941120 201609 1002
M,
|
SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
HERLINAWATI,S.KOM
NIP. 19820315 2010012 031
|
SEKRETARIS
EKA FRISKA MARANATA S, S.SOS
NIP. 19820917 200212 2 002
|
Seksi Pemerintahan Ketentraman & Ketertiban
RIDUWAN
NIP. 19681227 199403 1 004
|
Kelompok JABATAN FUNGSIONAL
|
BAB III
PELAKSANAAN
KEGIATAN
3.1
TEMPAT DAN PELAKSANAAN
Dalam
pelaksanaan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) di Kantor Kecamatan Tanjung Raya
Kabupaten Mesuji Desa Brabasan JL ZA Pagar Alam. Di laksanakan selama 3 Bulan
di mulai tanggal 4 November 2019
s.d 4 Februari 2020.
Dengan jadwal dalam satu minggu 5 Hari
kerja yang di mulai dari pukul 07.30-17.00 WIB dengan jam istirahat pukul
11.30-13.00 WIB.
3.2
AKTIVITAS KEGIATAN
Pada
Bab ini saya akan menjelaskan dan membahas tentang kegiatan Praktik Kerja
Industri ( PRAKERIN) yang
telah dilaksanakan pada tanggal 4 November 2019 s.d 4 Feberuari 2020 di Kantor Kecamatan Tanjung
Raya.
3.2.1
Mencetak Dokumen (menggandakan dokumen)
Pada Praktik Kerja Industri di Kantor Kecamatan Tanjung Raya saya akan
mempraktikkan mencetak dokumen surat SKCK, surat izin keramaian dan lain-lain.
Kegiatan mencetak dokumen sesuai yang diingkan dengan cara berikut:
1) Siapkan
dokumen yang akan dicetak
2) Kemudian
hidupkan mesin print
3) Siapkan
kertas untuk mencetak dokumen
4) Pilih
print pada office button
5) Sesuaikan
print yang terhubung dan tentukan berapa yang akan diprint lalu
6) Print.
3.2.2 Membubuhi Stempel Menggunakan Peralatan
Kantor
Stempel adalah alat yang permukaanya
berukir gambar atau tulisan yang menghasilkan cap. Model stempel yang dikenakan
selama ini ada 2 macam yaitu stempel genggam dan stempel cincin, Stempel yang
serring digunakan penulis untuk
menyetempel surat SKCK, surat izin keramaian
dan suraat pindah penduduk adalah stempel genggam.
3.2.3
Surat Undangan
Adalah
surat pemberitahuan yang dikirim kepada pihak lain, agar pihak lain yang
dimaksud datang pada waktu, tempat, dan
acara untuk keperluan yang telah ditentukan. Biasa nya undangan dibuat dengan
jumlah yang banyak.
3.2.4
Penanganan Surat Masuk
Semua kegiatan yang dilakukan sejak
penerimaan surat sehingga, pengolahan/ penyelesaian hingga surat tersebut
tersimpan dalam Map yang berisi surat masuk.
3.2.5
Hasil Monitoring APBDES
Anggaran
pemdapatan dan belanja desa adalah pertanggung jawaban dari setiap desa untuk
memberikan informasi tentang segala aktifitas dan kegiatan desa kepada
masyarakat desa pemerintah atas pengelolaan dana desa dan pelaksanaan berupa
rencana program yang dibiayai dengan uang desa.
3.3
Keselematan Kerja (K3LH)
Keselamata
Kerja di Area kantor adalah merupakan tanggung jawab bersama. Para pekerja
kantor juga harus waspada terhadap bahaya yang mungkin saja terjadi di
lingkungan kantor.
Namun, berahati-hati disini bukan hanya mengenai kewaspadaan diri tetapi
juga memperhatikan keadaan lingkungan sekitar. Lalu hal-hal yang perlu
diperhatikan para pekerja kantoran adalah sebagai berikut:
1. Listrik
Didalam area perkantoran
tentunya terdapat berbagai peralatan yang menggunakan listrik dengan volume
penggunaan yang tinggi. Jika kita lalai dalam menggunakan listrik, maka hal-hal
yang yang membahayakan seperti kebakaran akan terjadi, mulai sekarang bijaklah
dalam menggunakan listrik dari hal yang sederhana pun.
2. Penyusunan
Arsip
Penyimpanan arsip juga perlu
memperhatikan isi dan keselamtanya. Saat menyusun sebaiknya perhatikan cara
penyusunan arsip agar rapi dan mudah ditemukan, susun lah arsip mulai dari
bawah keatas sehingga bagian bawah lemari lebih dahuli.
3.4
KAJIAN TEORI
Pemerintah Kecamatan memerlukan adanya
seseorang pemimpin yang selalu mamou untuk menggerakan bawahanya agar dapat
melaksanakan tugas dan tanggung jawab untuk berpartisipasi dalam kegiatan dalam
kegiatan pemerintah, pembangunan dan kemasyarakatan secara berdayaguna dan
berhasil guna. Keberhasilan pembangunan akan terlihat dari tingginya
pruduktifitas, penduduk makmur dan sejahtera secara merata. Kecamatan merupakan
sebuah organisasi yang hidup dan melayani kehidupan masyarakat, dan kecamatan
merupakan line office dari pemerintah daerah yang berhadapan langsung
dengan masyarkat dan mempunyai tugas
membina desa/kelurahan. Adapun struktur oraganisasi yang terdapat dalam
peraturan daerah Kabupaten Kebumen No. 15 Tahun 2008 tentang organisasi dan
tata kerjanya.
3.5 HASIL
Pada Kantor Kecamatan Tanjung Raya surat
masuk dan surat keluar dicatat dalam sarana pencatatan yaitu menggunakan buku
agenda. Buku agenda di Kantor Kecamatan Tanjung Raya disebut dengan buku
register, buku register ini terdiri dari buku register surat masuk dan surat
keluar. Buku register surat masuk digunakan untuk
mencatat semua surat dinas yang masuk di Kantor Kecamatan Tanjung Raya ( tidak termasuk
undangan). Sedangkan buku register surat keluar
digunakan untuk mencatat semua surat yang dikeluarkan Kantor Kecamatan
Tanjung Raya baik itu surat dinas maupun undangan yang dikirim.
BAB
IV
PENUTUP
4.1
KESIMPULAN
Setelah
mengadakan dan melaksanakan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) akhirnya saya
mengetahui yang sebenarnya atas hasil yang diperoleh dari sekolah, serta
memperoleh pengetahuan tentang teori-teori, praktik dan bahan-bahan atau benda
yang belum pernah dipelajari di sekolah. Saat melakukan Praktik Kerja Industri saya
mendapatkan berbagai manfaat, baik itu pengalaman, pengetahuan, dan semua yang
terkait dalam dunia kerja, disamping itu juga saya dapat memahami konsep-konsep
non akademis dan non teknis di dunia kerja, seperti menjaga hubungan atasan
dengan bawahan, menjaga hubungan relasi dan sebagainya dapat saya simpulkan bahwa kegiatan ini sangat bermanfaat. Kami
mendapatkan banyak pengalaman kerja yang akan sangat bermafaat untuk menunjang
karir kedepannya. Selain itu, praktik yang dilakukan juga sangat membantu dalam
meningkatkan potensi keahlian yang professional dalam bidangnya.
4.2
SARAN
Dari
hasil selama saya melakukan kegiatan PRAKERIN, saya beri saran agar PRAKERIN
dapat dilaksanakan dengan lancar dan baik kedepannya dan saya berharap. Kepada
para peserta yang akan melaksankan PRAKERIN agar mempersiapkan diri dengan
mengusai pelajaran yang akan diterapkan dalam didalam dunia industri, agar
memudahkan dalam melakukan Praktik Kerja Industri di perusahaan.
